Tempo de leitura: 5 minutos
Tem gente que não sabe, mas o sistema MasterDoc tem algumas responsabilidades que precisam ser cumpridas para auxiliar na gestão e na entrega de documentos digitais dos seus clientes.
A fim de cumprir essas tarefas com precisão, o principal objetivo da empresa é conseguir ser eficiente com a entrega de documentos. Quer descobrir como a MasterDoc potencializou a entrega de documentos digitais? Você vai saber isso a seguir.
Tudo começou quando foram detectados alguns problemas que os escritórios enfrentavam na hora de realizar suas atividades, principalmente quando se tratava da questão da entrega de obrigações.
Antes do MasterDoc, muitos escritórios entregavam os documentos digitais por e-mail e isso não dava a devida segurança à contabilidade se o documento havia sido lido.
Algumas empresas ainda adotavam o recurso de solicitar ao cliente se o recebimento do e-mail tinha acontecido. E, além disso, o recebimento e a possível entrega também deveriam ser controlados, e isso acontecia, muitas vezes, por meio de uma planilha que, consequentemente, demandava constante atualização.
Ainda que haja a opção do e-mail, a sua entrega não é 100% segura. Uma taxa de entrega considerada boa está sempre acima de 95%, mas o ideal seria que fosse entre 98% e 99%. Isso quer dizer que a entregabilidade por e-mail não é um método muito preciso.
Tudo isso porque entre o botão enviar do remetente e o clique de abertura do destinatário final existe uma série de processos na internet para que a entrega aconteça.
A taxa entregabilidade é basicamente uma métrica que avalia quantas das mensagens disparadas pela ferramenta de automação percorreram todas as etapas e chegaram na fase final.
Ainda assim, para entender a taxa de entrega do e-mail, também é interessante saber como esse processo acontece. Olha só:
Primeiro o remetente envia a mensagem e, em seguida, o servidor do destinatário recebe o pedido da entrega da mensagem e verifica a autenticidade do remetente e sua resposta. Por fim, se todas essas etapas acontecerem, o e-mail é entregue na caixa principal ou na caixa de spam.
Com isso, a mensagem que consegue passar pelo processo inteiro chega até a caixa de e-mails do destinatário final é considerada como entregue.
E as mensagens que não passam em alguma dessas etapas são barradas e jamais são entregues ao destinatário.
Consegue perceber como a entrega de documentos digitais sempre foi uma atividade que não garantia que a entrega havia acontecido?
Pois é, mas agora, com a MasterDoc, é possível realizar todas essas tarefas com muito mais organização. Tudo isso porque o sistema promete atender três necessidades básicas de gestão:
1 – Armazenamento de Documentos Digitais
Com essa funcionalidade é possível ter mais segurança em relação aos documentos, que ficam armazenados em nuvem, e de quebra, você ainda consegue poupar parte do espaço físico do escritório, e ainda economiza o uso e o gasto com papel. Outra vantagem é o acesso aos dados de modo remoto, em que mais de um usuário pode acessar.
2 – Entrega de Documentos Digitais
Em relação à entrega dos documentos, o sistema gerencia quem deve receber, e, além de enviar, há também a emissão de um protocolo que garante que o documento foi visualizado pelo cliente.
3 – Controle das Obrigações
Essa funcionalidade é para controlar as tarefas. Depois que o documento é entregue, é possível controlar o vencimento do documento, visualizar os prazos e também existe a possibilidade de recálculo, caso ele já tenha vencido.
O sistema avisa quando ele está para vencer e se já venceu. Com ele, tudo fica mais simples, você ganha mais tempo para gastar em outras atividades e pode abandonar aquela planilha que precisa de constante atualização.
O uso do MasterDoc proporciona alguns benefícios aos seus usuários. Dentre as vantagens que esse sistema traz, podemos destacar as seguintes:
Tempo
O desenvolvimento do sistema da MasterDoc, a princípio, visou pela otimização na entrega de documentos digitais, e com ele, seus usuários conseguem utilizar todo o tempo que era gasto com o controle e a entrega dos documentos para realizar outras atividades do escritório.
Segurança
A disponibilidade de armazenamento garante mais segurança, principalmente no que diz a respeito aos dados dos clientes. Por isso, todos os documentos são emitidos em formato de PDF e as obrigações ficam guardadas na nuvem.
Espaço
Com os arquivos digitalizados, você pode suspender todas as caixas, prateleiras e pastas. Todo o espaço que os escritórios de contabilidade usavam para guardar uma enorme quantia de documentos pode ser substituído pelos arquivos digitais. Dessa forma, o seu escritório poderá usar esses espaços para outras finalidades.
Com o aumento dos clientes, mais arquivos são gerados e mais informações são adquiridas pelo escritório. Tudo isso demanda mais segurança, mais espaço e mais gavetas, com o MasterDoc, isso não será mais necessário.
Economia
Por fim, uma grande vantagem que o sistema proporciona com a entrega de documentos digitais é o fim do gasto financeiro com papel, pastas, prateleiras e espaço físico. O gasto de energia com a impressão de papel e com a tinta também precisa ser lembrado.
Também existe o gasto com a entrega dos documentos, que em algumas empresas eram feitas por meio de entregas manuais, por exemplo, o que gerava um gasto ainda mais alto.
Foi assim que a MasterDoc potencializou a entrega de documentos digitais. Ficou interessado? Se tiver alguma dúvida, escreva pra gente aqui nos comentários e não se esqueça de se inscrever na nossa newsletter. Por meio dela, você vai receber mais informações como essa e vai ficar atualizado com tudo que acontece no universo contábil. Até mais.
